Что является требованием к системам оперативного управления

1 Оперативное управление, сущность, задачи.

2 Диспетчерская служба, ее функции и задачи.

1 Оперативное управление, сущность, задачи.

В процессе управления сельскохозяйственным производством возникает множество ситуаций технического, технологического, организационного характера, отличающихся по значению, специфике, сложности. Их повседневное решение и входит в содержание оперативного управления, поэтому (ОУ) в конечном счете, обеспечивает достижение основных целей организации.

Оперативность — это способность четко и быстро выполнять намеченные задания (ОУ) призвано решать следующие задачи:

составление и доведение плановых заданий до производственных подразделений и отдельных исполнителей;

инструктаж исполнителей и расстановку их по рабочим местам;

оперативный контроль, учет и проверка исполнения заданий с оценкой их качества;

своевременное устранение неполадок на производстве;

проведение оперативных нарядов, совещаний и др. мероприятий.

(ОУ) предполагает организацию и согласование деятельности руководителей хозяйства, специалистов и исполнителей за счет принятия грамотных решений, быстрого доведения их до исполнителей и обеспечение точного выполнения их.

(ОУ) производством является непосредственным продолжением частных функций технического и технологического характера получения от работников нормативные данные, на базе которых должно осуществляться производство сельскохозяйственной продукции.

Экономическая служба хозяйства определяет цель, хозяйственные результаты и допустимый объем затрат и ресурсов, в котором должно осуществляться производство, а (ОУ) должно организовывать выпуск продукции, не выходя за рамки имеющихся ресурсов, под контролем экономической службы.

Наглядным средством отображения оперативной деятельности службы (ОУ) являются различные графики (орфограммы, диаграммы, топограммы и др.).

Оперативное управление на производстве осуществляют, прежде всего, линейные руководители с помощью рядовых специалистов и исполнителей.

Основные требования к системе (ОУ):

1) четкость, простота построения;

2) обеспечение управления достаточной информацией;

3) регламентирование функций (ОУ) — планирования, организации, мотивации, контроля;

4) своевременное принятие управленческого решения и обеспечение его точного выполнения.

Усложнение производства вызывает рост объема, разнообразной по характеру, информации. В связи с этим все более важными становятся графические средства, позволяющие наглядно изобразить состояние и ход управления производственным процессом.

Графиком называются сведения о фактах и явлениях, нанесенные на плоскость в виде точек, линий, фигур и т.д. Наглядность графического способа основана на свойстве синаптичности, т.е. быстрое восприятие фактов, явлений с первого взгляда.

Разрабатывая меры по совершенствованию оперативного уп­равления, следует, прежде всего, обратить внимание на организа­ционную структуру управления, которая определяет систему ин­формационных потоков между структурными звеньями предприя­тия, включая движение оперативной информации. Особую роль в данном случае играет диспетчерская служба; она создает благо­приятные условия для централизации ряда функций управления, и прежде всего для решения многих задач оперативного характера.

При оперативном планировании опытные руководители и спе­циалисты учитывают возможность непредвиденных перестановок рабочей силы и техники, недисциплинированность отдельных ис­полнителей. Они всегда планируют резерв технических средств и их оперативный ремонт. К составлению оперативных планов в обязательном порядке привлекают руководителей среднего звена.

Оперативное управление требует наличия в каждом предприя­тии хорошо отработанной системы нормативов и умелого ее ис­пользования. Нормативы лежат в основе всего оперативного пла­нирования и контроля за деятельностью исполнителей.

Важный элемент оперативного управления — диспетчерский час. Все сообщения на нем должны быть краткими, а его общая продолжительность не должна превышать 40—50 мин. Главная за­дача диспетчерского часа — выяснить причины отставаний в вы­полнении заданий исполнителями.

Оперативный анализ производственной деятельности (в основ­ном это анализ использования тракторов, автомобилей, расхода топлива и смазочных материалов, кормов и других ресурсов) ну­жен для недопущения простоев техники и оборудования, перерас­хода нефтепродуктов, недокорма животных и других явлений, приводящих к сбоям на производстве.

Уровень оперативного управления во многом зависит от служб материально-технического снабжения, реализации продукции и хозяйственного обслуживания. Их четкая работа освобождает ру­ководителей и специалистов основных цехов производства от вы­полнения несвойственных им функций управления. Руководству предприятия следует постоянно контролировать производствен­ные издержки (стоимость приобретаемых средств и материалов; издержки, связанные с оформлением, доставкой и хранением ма­териально-технических ресурсов; ущерб, возникающий в случае отсутствия запасов).

Во многих предприятиях необходимо улучшить организацию подготовки и проведения оперативных совещаний, нарядов, пла­нерок путем их предварительного планирования и ограничения времени их проведения.

Важной мерой по совершенствованию управления является знание каждым руководителем и специалистом фак­торов, оказывающих наибольшее влияние на конечные результа­ты производства по отдельным видам продукции. Например, про­дуктивность коров, валовое производство молока и качество реа­лизуемой продукции зависят от многих причин: уровень и тип кормления, сбалансированность рациона по питательности в со­ответствии с требованиями кормления коров, распорядок дня на ферме и кратность доения коров, поголовье коров по месяцам года, возраст телок при первой случке, отелы коров по сезонам года, приплод на 100 коров и нетелей, соотношение коров в струк­туре стада по лактациям, процент чистопородных коров, жирность и сортность молока и др. Однако нет никакой необходимости оперативно менять распорядок дня на фермах, кратность доения коров и другие факторы, которые имеют стабильный характер, — достаточен простой контроль за их соблюдением. Опытные руко­водители и специалисты следят за выполнением плана поголовья коров на начало месяца, плана осеменения коров и покрытия те­лок, за среднесуточным удоем и в случае необходимости принима­ют оперативные меры по устранению недостатков в работе, кото­рые позволяют обеспечить выполнение плановых заданий по вы­ходу конечной продукции.

Читайте также:  Триколор тв для смартфона

Понятие и сущность оперативного управления

Оперативное управление — управление текущими событиями; совокупность мер, позволяющих воздействовать на конкретные отклонения от установленных заданий; управление текущими событиями, включающее оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль.

Оперативное управление (менеджмент) включает реализацию стратегических планов; организацию как создание необходимой структуры; управление как распорядительство; мотивацию; контроль.

Понятие и сущность оперативного управления целесообразно рассмотреть на примере управления предприятием.

Оперативное управление предполагает решение всех текущих вопросов, связанных с деятельностью предприятия, управление закупками, сбытом, запасами, производством, финансами и др. Целью является обеспечение бесперебойной, ритмичной и взаимосогласованной работы всех подразделений. Если традиционно под оперативным управлением понимался хаотический процесс экстренного реагирования на возникшую ситуацию, то автоматизация управления и внедрение комплексной информационной системы качественно меняет ситуацию, создавая условия для ведения регулярного менеджмента.

В современных условиях организация оперативно-производственной деятельности направлена на обеспечение слаженности и согласованности в работе всех звеньев предприятия по выпуску конкурентоспособной продукции заданного качества и объема, определяемыми договорами с заказчиками, при наилучшем использовании всех видов производственных ресурсов.

Оперативно-производственная деятельность ограничивается временными рамками краткосрочного периода планирования в интервале от одного дня до месяца.

В ходе организации оперативно-производственной деятельности предприятий должны решаться следующие задачи:

обеспечение выполнения договоров с заказчиками;

выпуск продукции в полном соответствии с требованиями по качеству, объему и срокам изготовления, установленными в договорах;

оптимальное использование производственных мощностей предприятия;

обеспечение минимальной длительности производственного цикла изделий;

сокращение объемов незавершенного производства;

равномерная во времени и пространстве загрузка рабочих мест;

повышение эффективности производства.

Организация оперативно-производственной деятельности предприятия осуществляется посредством оперативного управления производством.

В основе оперативного управления производством лежат объективные соотношения, присущие производственному процессу и определяемые его структурой. В ходе оперативного управления осуществляется повседневное руководство процессом производства и получают разработку вопросы оптимального использования производственных ресурсов предприятия.

Основная задача оперативного управления производством состоит в установлении и поддержании определенных количественных соотношений между отдельными частичными процессами изготовления продукции с целью обеспечения выполнения производственного задания в установленные сроки и с минимальными затратами материалов, труда, времени и денежных средств.

Для обеспечения рациональной организации оперативно-производственной деятельности предприятия система оперативного управления производством должна отвечать следующим требованиям:

система оперативного управления производством должна быть гибкой и быстро реагировать на отклонения от запланированного хода производства;

оперативные планы, разрабатываемые в рамках этой системы, должны быть научно обоснованы, при этом в основе технико-экономических расчетов должны лежать обоснованные нормы расходования производственных ресурсов;

в основу обеспечения рациональной организации оперативно-производственной деятельности должен быть положен принцип полной преемственности разрабатываемых календарных планов;

оперативность принимаемых решений.

В современных зарубежных системах оперативного управления производством процесс подготовки производства, технического обслуживания материального обеспечения и организации движения предметов труда в производстве взаимоувязаны между собой в единую интегрированную систему.

Во всем мире перед любой коммерческой организацией возникает проблема управления в краткосрочном периоде. Это связано с тем, что под воздействием различных факторов предприятие находится в динамическом состоянии, то есть совокупность его характеристик постоянно меняется.

Для наиболее эффективного управления предприятие должно сформировать контур оперативного управления, к которому могут быть отнесены задачи, непосредственно связанные с реализацией производственных планов. Среди этих задач можно выделить такие задачи как снабжение, складской учет, операции с консигнационным товаром, розничная торговля. Задачи технико-экономического планирования и технической подготовки производства ориентированы на деятельность, связанную с изготовлением промышленной продукции. При этом, создание контура должно быть направлено на решение следующих целей:

  • 1. Формулирование текущих задач.
  • 2. Временная организация деятельности предприятия.
  • 3. Полное, целесообразное и равномерное использование всех ресурсов предприятия.
  • 4. Минимизация связывания оборотных средств.
  • 5. Создание условий для развития предприятия, его организации.

Рассмотрим кратко эти цели.

Формулирование текущих задач. При осуществлении повседневной деятельности в связи с влиянием внешних и внутренних воздействий состояние предприятия подвержено постоянным колебаниям. В этой связи зачастую возникает необходимость решения некоего набора задач для стабилизации его деятельности. Для фиксации действий и предупреждения нежелательных воздействий может осуществляться процедура краткосрочного планирования повседневной работы, текущий мониторинг и контроллинг деятельности.

Временная организация деятельности предприятия. В соответствии со сказанным выше, в качестве реакции на длительные колебания руководство предприятия может принять решение о переходе на временные режимы работы, для этого может быть создана временная организация работы.

Полное, целесообразное и равномерное использования всех ресурсов предприятия. При наличии ограниченного набора и объема имеющихся в распоряжении предприятия ресурсов постоянно возникает необходимость оперативного переброса наиболее дефицитных из них в приоритетные направления деятельности, утвержденные в рамках общей стратегии предприятия. В этой связи основным критерием перераспределения ресурсов выступает их полное, целесообразное и равномерное использование.

Минимизация связывания оборотных средств. По нашему мнению, наиболее показательной характеристикой эффективности использования оборотных средств является их оборачиваемость, то есть количество так называемых оборотов вида оборотных активов. В этой связи, экономически нецелесообразным является связывание оборотных активов, выражающееся в уменьшении скорости их оборота. Таким образом, одной из основных задач антикризисного управления активами предприятия является повышение их оборачиваемости.

Читайте также:  Вулканические камни для гриля

Создание условий для развития предприятия, его организации. Ресурсы предприятия, затрачиваемые на основную деятельность, должны быть распределены таким образом, чтобы существовал резерв на собственное развитие, осуществление научных разработок и другие мероприятия, позволяющие укрепить положение на рынке.

Основой контура оперативного управления является система оперативного управления, созданная в соответствии с требованиями, предъявляемыми к традиционным схемам управления. В рамках таких схем управление рассматривается, как процесс выработки и осуществления управляющих воздействий субъектом управления.

Рассмотрим основные принципы, реализация которых необходима в ходе формирования системы оперативного управления:

  • 1. Принцип своевременности.
  • 2. Принцип рациональной точности.
  • 3. Принцип группировки.
  • 4. Принцип делегирования полномочий.
  • 5. Принцип адаптивности.

Принцип своевременности заключается в оперативном реагировании субъектом управления на изменения информации о функционировании объекта управления. Решения должны приниматься своевременно, то есть реакция на событие должна осуществляться в срок, требуемый для эффективного решения возникшей проблемы.

Принцип рациональной точности заключается в том, чтобы затраты на решение проблемы не превышали тех возможных потерь или убытков, которыми чревато произошедшее событие.

Принцип группировки состоит в том, что некоторые проблемы или события в деятельности предприятия могут быть сгруппированы для их наиболее эффективного решения.

Принцип делегирования полномочий сводится к тому, чтобы руководитель определенного уровня не опускался до проблем более низкого уровня и занимался только проблемами соответствующей сложности.

Принцип адаптивности позволяет применять некоторые стандартные наборы действий при решении типовых проблем, то есть адаптировать типовые ходы для решения типовых проблем.

Таким образом, на наш взгляд, с целью повышения эффективности при осуществлении текущей деятельности предприятия должна функционировать система оперативного управления его деятельностью.

Оперативное управление — целенаправленное воздействие на объект управления для стабилизации текущего состояния и приведения основных характеристик объекта в соответствие со стратегией его деятельности.

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос — организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации. Документы — это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки.

Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях — полностью парализовать работу организации.

Отдельно следует выделить проблемы организаций, имеющих территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в подобном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Упорядочивание документооборота начинается с составления реестра используемых в организации документов. Для каждого типа документа определяется маршрут движения, от момента возникновения документа до уничтожения или отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа подробно описывается: определяется инициатор, ответственный за выполнение каждого этапа, куратор, список подписывающих, список рассылки. Кроме того, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами, формируются дочерние поручения.

Такой подход позволяет упорядочить документооборот, исключить дублирующие документы и функции, и как следствие — оптимизировать работу в целом.

Тяжёлое наследие безнадёжно вымирает

Каждая автоматизированная система, предназначенная для использования в организациях и на предприятиях, имеет свою историю создания. Созданные ранее программные продукты, многие из которых используются до сих пор, решали вполне определенные, узкоспециализированные задачи. Например, одна программа разрабатывалась для автоматизации канцелярии, другая — для ведения архивов, третья — для отправки электронной почты или мгновенных сообщений.

С течением времени все эти программы подвергались доработке с тем, чтобы можно было применять их и для автоматизации других участков. Но поскольку изначально эти программы были созданы для решения узкой, точно определенной задачи, то всякое расширение функционала, безусловно, отрицательно сказывалось на качестве. В итоге программы получались неудобными в эксплуатации и ненадёжными с точки зрения обработки промышленных объёмов данных. В качестве альтернативы отечественные разработчики предлагали другие программы, при этом часть функций оказывались дублирующими друг друга, а для актуализации данных приходилось использовать многократный импорт/экспорт информации. Всё это в конечном итоге приводило к потере рабочего времени сотрудников и остановке деловых процессов.

Иностранные поставщики зачастую предлагают концептуально устаревшие и трудноадаптируемые программные продукты, прикрываясь от потока критики пользователей и администраторов большими рекламными щитами.

Так или иначе, малоэффективные программные продукты и технологии по объективным причинам обречены на безнадёжное отставание и, в конечном итоге, на исчезновение.

Сквозная автоматизация — ключ к эффективной работе

Существует два основных пути решения задачи сквозной автоматизации бизнес-процессов: создание надстройки над ранее используемым ПО или установка комплексной системы, включающей в себя необходимый набор функций.

Читайте также:  Creative sound blaster fatality

Установка программы-надстройки предполагает создание сквозной производственной инфраструктуры, связывающей системы планирования, финансов, коммерции и управления рисками, соединяющей потоки сообщений между системами, автоматизирующей производственные бизнес-процессы, обеспечивая видимость обновления информации в режиме реального времени. Такое приложение может существовать — теоретически. Но попытка практического создания подобной программы приводит обычно к появлению монитора, отображающего список работающих программ. По большому счёту, это приложение не решает задачу сквозной автоматизации. Кроме того, всякое изменение прикладного ПО влечет за собой изменение программы-надстройки, что характеризуется крайне высокими накладными расходами.

Установка комплексного решения позволяет достичь сквозной автоматизации бизнес-процессов, т.к. использует одну СУБД с одной или несколькими чётко структурированными базами данных. Для работы с данными при этом используется один и тот же интерфейс. Сопровождение такой комплексной системы проще и выгоднее, чем при использовании программы-надстройки.

Сквозная автоматизация деловых процессов позволяет многократно сократить дублирование информации, с которой работают различные подразделения любой организации. Централизованный учёт информации предоставляет пользователям удобную работу с одной системой, а единожды введенная информация становится доступна всем остальным пользователям в других подразделениях, для которых определены соответствующие права доступа.

Для сравнения двух подходов к автоматизации деловых процессов рассмотрим простой пример — взаимодействие между клиентом и поставщиком услуг. Клиент, ЗАО "Потребитель", заключает с организацией ОАО "Поставщик" договор на сервисное обслуживание персональных компьютеров. При этом цепочка действий и подходы к автоматизации выглядят следующим образом.

Таблица 1. Сравнение различных подходов к автоматизации бизнес-процессов:

№ п/п Элемент процесса Система документооборота, дополнительные программные продукты Система оперативного управления
1. Представитель ЗАО "Потребитель", Покупателев А.И., связывается по телефону с ОАО "Поставщик" для выяснения условий сервисного обслуживания парка ПК. Контакт фиксируется. CRM-система Визуальный слой CRM
2. Руководитель отдела продаж ОАО "Поставщик" поручает подчинённому сотруднику Продавцову М.А. вести работу с представителем ЗАО "Потребитель". Система документооборота Визуальный слой DOCFLOW
3. Продавцов М.А. ведёт предварительные переговоры с Покупателевым А.И. по телефону, готовит проект договора с ЗАО "Потребитель". Контакты фиксируются. Формируется первая электронная редакция договора. CRM-система и система документооборота Визуальные слои CRM и DOCFLOW
4. Проект договора согласуется с Покупателевым А.И. Фиксируется новая электронная редакция договора с учётом замечаний. CRM-система и система документооборота Визуальные слои CRM и DOCFLOW
5. Новая редакция договора от ЗАО "Потребитель" согласуется в ОАО "Поставщик" в планово-экономическом отделе, бухгалтерии и у юриста. Система документооборота Визуальный слой DOCFLOW
6. Для организации встречи с Покупателевым А.И. и заключения договора, Продавцов М.А. формирует заявку на представительские расходы. Добавляется заявка в электронном виде, из кассы выдается необходимая сумма. Система бюджетирования Визуальный слой BUDGET
7. Договор подписывается с обеих сторон и ЗАО "Потребитель" оплачивает договор. Сумма оборота по договору отражается в автоматизированной системе. Система бюджетирования Визуальный слой BUDGET
8. На основании заключенных договоров сотруднику отдела продаж ОАО "Поставщик" Продавцову М.А. устанавливается премия. Система учёта надбавок и премий Визуальный слой STAFF
9. На основании заключённых договоров и затраченных ресурсов в планово-экономическом отделе ОАО "Поставщик" устанавливается рентабельность предоставляемой услуги по обслуживанию ПК. CRM-система, система бюджетирования Визуальный слой CRM
10. В отделе продаж ОАО "Поставщик" производится анализ услуг и клиентской базы. Ведётся учёт всей истории взаимодействия. CRM-система Визуальный слой CRM
11. В планово-экономическом отделе производится планирование затрат и объемов продаж на очередной период. Система бюджетирования. Визуальный слой BUDGET

Таким образом, деловой процесс, связанный с заключением одного договора, ранее был поделен на несколько автоматизируемых областей. При этом часть областей не автоматизировалась совсем, а при уходе сотрудников часть информации могла быть утрачена. Если используется несколько различных автоматизированных систем, то информация хранится в разных базах данных, и доступ сотрудников к такой информации может быть затруднён.

Соответственно, руководители с трудом получают целостную картину работы организации, что может привести к частичной или полной остановке деловых процессов. Использование различных систем, взаимодействие с различными поставщиками, отличия в эксплуатации и сопровождении программных продуктов часто приводят к большим расходам на автоматизацию, потере рабочего времени сотрудников и, в конечном итоге, способны остановить работу организации.

Так продолжалось до тех пор, пока не появилась комплексная система оперативного управления.

Использование прогрессивных программных продуктов, которые сочетают в себе комплексное решение для автоматизации таких задач, как "Документооборот" (DOCFLOW), "Управление сотрудниками" (STAFF), "Управление отношениями с клиентами" (CRM) и "Бюджетирование" (BUDGET), позволяет эффективно решать задачи оперативной работы и управления организацией, предприятием или государственным учреждением.

Авангардным решением, первой системой оперативного управления стала российская разработка. Компания "Банковский бизнес" представляет систему, где в качестве объекта автоматизации используется работа в финансовых учреждениях (она наиболее документирована).

На сегодняшний день система оперативного управления от компании "Банковский бизнес" выпускается:

• для банковской сферы: "Система оперативного управления BANK BUSINESS";

• для отраслевых организаций и предприятий: "Система оперативного управления CORPORATE BUSINESS";

• для государственных учреждений: "Система оперативного управления GOVERNMENT".

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *